Dari pengurusan berkas hingga dokumen yang terkait dengan administrasi kependudukan, layanan pemerintah dikenal tidak efektif, lambat, dan ketinggalan zaman. Ini berjalan dengan cara yang sama selama bertahun-tahun dan, karena proses pengajuan yang panjang, belum ada dorongan untuk memperbarui sistem ini. Hal ini membuat peroses perjalanan administrasi penting yang harusnya mudah menjadi sulit bagi warga, karena memakan banyak waktu dan membingungkan.
Didorong oleh pandemi, banyak kantor layanan pemerintah mulai menggunakan solusi manajemen antrian untuk meningkatkan pengalaman masyarakat. Solusi pihak ketiga ini mudah diterapkan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kantor pemerintah. Mereka juga sangat aman — setelah sebelumnya bekerja dengan layanan pemerintah, mereka memahami kebutuhan privasi data. Ingin tahu bagaimana manajemen antrian dapat digunakan untuk meningkatkan kantor layanan pemerintah Anda? Lihat beberapa manfaat yang telah dilihat pengguna kami, di bawah ini:
Arus Pelanggan yang Lebih Baik
Sistem manajemen antrian menciptakan antrian virtual , yang mengurangi jumlah pengunjung di ruang tunggu pada waktu tertentu. Warga dapat bergabung dengan antrian virtual dari perangkat pribadi mereka atau kiosk di kantor. Mereka kemudian dapat memilih di mana mereka menunggu — di kantor, dari kenyamanan mobil atau rumah mereka sendiri, atau saat menjalankan tugas — mengurangi jumlah orang di ruang tunggu. Pada saat yang sama, proses perjalanan dapat diintegrasikan dengan sistem aplikasi manajemen antrean virtual . Setiap kali ada masalah dalam janji temu terjadwal atau penyedia layanan tidak memiliki waktu luang, janji temu dapat diintegrasikan. Ini membantu mengurangi waktu tunggu bagi pengunjung dan membantu penyedia layanan mengatur waktu mereka dengan lebih baik. Sekarang, setiap kali ada pembatalan jadwal atau janji pertemuan yang lebih singkat, penyedia dapat menggunakan waktu mereka untuk membantu pengunjung yang lain. Hal ini meningkatkan kepuasan pengunjung dan meningkatkan kualitas perjalanan pengunjung di kantor.
Peningkatan Komunikasi
Di kantor layanan pemerintah yang biasa, proses untuk menemui staf penyedia layanan berjalan sebagai berikut: cari tahu di jalur mana, ambil nomor, lalu duduk dan tunggu sampai nomor dipanggil. Ada interaksi terbatas dengan staf sampai nomor dipanggil, artinya pelanggan harus berharap bahwa mereka memahami proses dan mengikutinya dengan benar. Dengan solusi manajemen antrian, komunikasi dibangun ke dalam setiap langkah proses. Jika mereka telah menjadwalkan janji temu di kantor, mereka akan menerima pesan yang akan memberi tahu mereka jika janji temu tepat waktu dan mengarahkan mereka ke staf penyedia layanan yang benar. Jika mereka telah bergabung dalam antrean, itu akan membuat mereka tetap mengetahui update di tempat mereka dalam antrean dan perkiraan berapa lama lagi waktu yang mereka harus tunggu.
Peningkatan Data dan Penjadwalan
Manfaat besar untuk menerapkan teknologi dalam layanan pemerintah adalah data yang disediakan sistem antrean ini. Tentu saja, semua data aman dan terenkripsi, tetapi memungkinkan layanan pemerintah untuk menggunakan informasi dan pengetahuan untuk membuat keputusan yang lebih baik dalam menjalankan oprasional kantor. Jika ada waktu luang untuk mereka melihat peningkatan jumlah pengunjung, mereka dapat merencanakan ke depan dan menjadwalkan serta mempersiapkan lebih banyak staf untuk waktu tersebut. Ini membantu kantor layanan pemerintah mengelola waktu mereka dengan lebih baik dan merencanakan layanan pelanggan yang lebih baik terlebih dahulu. Pengumpulan data juga memiliki banyak manfaat lain. Data juga dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi kepuasan pelanggan atau untuk mengidentifikasi tren dalam pengalaman pelanggan, seperti ketidakhadiran atau durasi transaksi. Semua informasi yang dikumpulkan dapat membantu membuat pengalaman menjadi lebih baik bagi pengunjung dan staf.
Manfaat solusi manajemen antrian sudah bisa kita lihat selama pandemi, dan tidak diragukan lagi bahwa kebutuhan akan layanan ini akan terus berlanjut lama setelah pandemi berakhir. Dengan menerapkan teknologi baru melalui penyedia layanan terverifikasi, kantor layanan pemerintah dapat mulai menghilangkan citra mereka yang ketinggalan zaman dan lamban, dan dapat mulai memprioritaskan pengalaman bagi warganya.
Daftarkan instansi Anda ke Qiwii sekarang juga untuk mendapatkan manfaat dan berguna untuk masyarakat dan juga penyedia layanan publik dapat menggunakan software antrean dan reservasi online seperti Qiwii untuk memungkinkan proses adminstrasi kependudukan menjadi lebih efisien. Kunjungi website kami di qiwii.id, unduh aplikasinya ke ponsel Anda untuk mendaftarkan bisnis Anda dan bergabung dengan keluarga besar Qiwii, atau hubungi kami di instagram @qiwii.official untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang software reservasi dan antrean digital Qiwii.