Bekerja sebagai staf seuatu penyedia layanan dapat membuat stres. Banyaknya pelanggan yang datang, antrian panjang, dan pelanggan yang tidak puas dapat meningkatkan frustrasi bagi karyawan. Pada tulisan ini, ada beberapa tips tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan kualitas lingkungan kerja yang baik untuk staf Anda.
Frustrasi hal yang umum terjadi di antara staf penyedia layanan
Ada banyak alasan mengapa staf Anda mungkin mengalami frustrasi. Hal pertama yang perlu Anda lakukan jika ingin memperbaiki lingkungan kerja adalah mengidentifikasi jumlah elemen yang tidak teratur. Berikut adalah beberapa faktor paling umum yang menyebabkan stres di antara penyedia layanan.
Beban kerja tidak merata
Ketika Anda memiliki banyak pelanggan langsung, beban kerja dengan cepat menjadi berat luar biasa. Selama jam sibuk, seperti jam makan siang, antrian bisa menjadi panjang, dan karyawan harus bekerja secara intensif untuk membuat pelanggan senang.
Banyaknya pekerjaan administrasi
Memungkinkan pelanggan untuk menjadwalkan janji temu adalah cara yang bagus untuk menyama ratakan beban kerja. Namun, mengelola janji temu mungkin memerlukan banyak pekerjaan administratif untuk staf Anda. Misalnya, mereka harus berurusan dengan pembatalan dan penjadwalan ulang janji oleh pelanggan. Ini adalah proses yang kompleks.
Tidak dapat mengelola jadwal individu
Stres akan meningkat ketika staf tidak dapat mengontrol waktu mereka sendiri. Beberapa sistem manajemen janji temu lebih mendasar, yang berarti bahwa janji temu akan dijadwalkan dan dialokasikan kepada karyawan terlepas dari jadwal aktifitas masing-masing. Ini mungkin berarti bahwa janji temu dijadwalkan pada saat karyawan mengadakan rapat internal atau pekerjaan lain-nya.
Kurangnya informasi
Beberapa penyedia layanan memiliki solusi berbeda untuk setiap titik pelayanan pelanggan. Saat Anda memiliki satu sistem untuk menangani pemesanan, yang kedua untuk check-in, dan yang ketiga untuk mencatat, Anda akan kehilangan informasi penting dengan cepat. Banyak karyawan menjadi frustrasi ketika mereka tidak dapat dengan mudah menemukan informasi yang mereka butuhkan tentang pelanggan.
Keperluan alat atau tempat untuk setiap janji temu
Seringkali ada banyak keperluan alat dan sumberdaya lain yang diperlukan untuk melakukan suatu layanan. Misalnya, beberapa layanan memerlukan ruangan atau peralatan tertentu. Ketika karyawan sendiri perlu memastikan semuanya dijadwalkan untuk janji temu, beban kerja dan tingkat stres mereka akan meningkat.
Memecahkan masalah umum yang dihadapi oleh staf
Tenaga kerja yang frustrasi dapat dengan cepat menyebabkan staf kelelahan, pelayanan pelanggan yang buruk , tingkat stres yang tinggi, dan reputasi yang buruk. Oleh karena itu, sangat penting untuk memastikan jumlah elemen yang tidak teratur untuk staf Anda dikurangi seminimal mungkin. Berikut adalah beberapa tips tentang bagaimana Anda dapat memperbaiki masalah frustasi staf dan meningkatkan proses kerja.
Tingkatkan mobilitas staf
Dengan menggunakan solusi digital seperti check-in dan sistem aplikasi layanan, staf Anda dapat menjadi lebih dinamis. Aplikasi ini memungkinkan tim Anda keluar dari balik meja kerja dan memasuki lantai layanan untuk berinteraksi dengan pelanggan secara langsung. Mereka akan mendapatkan gambaran lengkap tentang jumlah pelanggan yang menunggu, pelanggan yang dilayani, dan janji temu yang sudah terjadwal melalui dasbor. Memiliki informasi ini di dalam genggaman mereka, akan membuat lebih nyaman nyaman karena mereka dapat dengan mudah memberi informasi kepada pelanggan.
Mempermudah pekerjaan administrasi
Cara terbaik untuk mengurangi beban kerja adalah dengan menggunakan solusi teknologi digital untuk mengotomatisasi pekerjaan administratif. Beberapa contoh otomatisasi yang dapat dilakukan dengan sistem penjadwalan janji temu yang cerdas:
- Mengirim pemberitahuan dan pengingat untuk janji atau nomor antrian yang telah dipesan
- Menemukan dan memesan kebutuhan pelanggan yang diperlukan (misalnya anggota staf atau ruangan)
- Administrasi bekerja dengan baik ketika seseorang menjadwal ulang atau membatalkan janji
Mengotomatiskan tugas-tugas ini membantu membebaskan waktu bagi staf Anda untuk fokus melayani pelanggan.
Aktifkan kontrol kalender individu
Dengan memungkinkan karyawan mengontrol ketersediaan mereka untuk janji temu, Anda menghindari pemesanan ganda—sistem penjadwalan antrian dan janji temu yang inovatif akan terintegrasi dengan kalender individu sehingga staf dapat dengan mudah memblokir slot waktu.
Miliki satu sistem untuk seluruh perjalanan pelanggan
Bila Anda memiliki satu sistem untuk seluruh perjalanan pelanggan, Anda memudahkan staf untuk mengakses semua data yang relevan tentang pelanggan. Ini akan meningkatkan efisiensi dan meningkatkan kualitas layanan.
Pelajari lebih lanjut tentang cara mengoptimalkan anteran di dalam bisnis dan mengurangi tingkat frustasi karyawan Anda dengan Qiwii. Kunjungi website kami di qiwii.id, unduh aplikasinya ke ponsel Anda untuk mendaftarkan bisnis Anda dan bergabung dengan keluarga besar Qiwii, atau hubungi kami di instagram @qiwii.official untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang software reservasi dan antrean digital Qiwii.