Masih banyak bisnis yang menggunakan sistem pengambilan kertas nomor antrian melalui mesin (Take-A-Number) untuk antrian, seperti yang ada di Bank, Klinik, dan Unit Pelayanan milik pemerintah lainnya. Namun, mereka tidak sadar bahwa sistem ini meninggalkan pengalaman yang tidak menyenangkan bagi pelanggan, menciptakan lingkungan kerja yang penuh tekanan bagi karyawan, juga menyia-nyiakan sumber daya yang berharga.
Tak perlu khawatir, ada sebuah Aplikasi Antrian Online yang dapat meminimalkan panjangnya antrian pada bisnis dan meningkatkan kinerja yang terintegrasi dalam satu sistem yang inovatif.
Inilah 4 skenario klasik dalam sistem take-a-number tersebut:
- Pelanggan mendaftar di meja depan, meminta layanan, dan mendapat tanda terima yang menampilkan nomor.
- Pelanggan menunggu dan melihat layar besar yang menampilkan nomor tanda terima yang berbeda.
- Ketika nomor pada tanda terima mereka ditampilkan di layar, itu berarti pelanggan di baris berikutnya.
- Pelanggan mendekati meja depan untuk menerima produk atau layanan mereka
Sistem take-a-number standar ini dikembangkan dan diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan memangkas biaya. Pada kenyataannya, sistem ini menyebabkan kerugian yang lebih besar bagi bisnis dengan memperburuk pengalaman antrian, alur kerja yang berantakan, dan membuang-buang kertas.
Inilah 6 alasan Anda harus meninggalkan sistem take-a-number dan apa saja masalah yang disebabkan oleh sistem take-a-number ini serta bagaimana solusi aplikasi manajemen antrian dapat membantu bisnis mencapai hasil yang lebih baik dan memberikan pengalaman pelanggan yang terbaik:
1. Pengalaman menunggu yang tidak menyenangkan
Mesin take-a-number diperkenalkan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi waktu tunggu bagi pelanggan. Ironisnya, pelanggan yang menerima tiket bernomor dan menunggu pesanannya dipastikan akan mendapatkan pengalaman menunggu yang mengerikan.
Menunggu tanpa melakukan sesuatu membuat pelanggan bosan dan menyebabkan frustrasi, kemarahan, bahkan kecemasan bagi pelanggan.
Jika dibandingkan, Aplikasi Antrian Online Qiwii adalah solusi inovatif dan intuitif untuk masalah yang disebabkan oleh sistem pengambilan nomor yang harus datang secara langsung di tempat layanan dengan resiko kehabisan nomor.
Dengan memberi pelanggan waktu luang dengan menunggu di rumah atau kantor, update kondisi antrian secara realtime, dan tidak khawatir antrian terlewat, bisnis yang menggunakan Aplikasi Antrian Online Qiwii akan secara dramatis meningkatkan pengalaman menunggu pelanggan mereka.
2. Manajemen yang tidak teroganisir
Kelemahan utama dari sistem take-a-number yaitu tidak mendukung manajemen bisnis dan pengambilan keputusan. Bahkan jika mesin take-a-number memang memberikan sedikit peningkatan dalam efisiensi dengan mengotomatiskan proses yang dihadapi pelanggan, manajer bisnis tidak bisa mengukur KPI harian, mingguan, dan bulanan, memantau dan menilai kinerja staf, juga menganalisa performa pelayanan berdasarkan data.
Sistem take-a-number hanyalah mesin cetak. Di sisi lain, Aplikasi Antrian Online Qiwii telah dikembangkan untuk mengumpulkan, merekam, dan menyajikan data kinerja untuk membantu manajer memahami bisnis mereka dengan lebih baik.
Dengan dukungan sistem perangkat lunak yang cerdas, manajer dan pemilik bisnis dapat menggunakan metrik kinerja untuk membuat keputusan yang lebih tepat.
Qiwii dapat membantu Anda mengetahui berapa banyak pelanggan yang datang pada hari tertentu, rata-rata waktu layanan, layanan favorit, dan kemudian menanggapinya dengan prosedur terbaik.
Atau, bisnis Anda mungkin memiliki beberapa lokasi di seluruh kota Anda. Analitical Dashboard pada Qiwii memungkinkan Anda mengetahui kinerja per jam, harian, mingguan, dan bulanan di setiap cabang sehingga Anda dapat membandingkannya secara berdampingan. Dengan alat ini, Anda mungkin melihat bahwa sumber daya perlu dialokasikan kembali dari cabang yang lebih sepi menuju lokasi yang semakin sibuk.
3. Karyawan Yang Stres
Resepsionis harus menghadapi ruang tunggu penuh sesak dengan pelanggan yang mengantri yang sedang mengalami amukan antrian. Karyawan meja depan harus menenangkan setiap pelanggan yang marah dan frustrasi dan mengatur antrean yang penuh sesak. Ini menciptakan lingkungan yang sangat menegangkan yang memengaruhi kesejahteraan dan kinerja karyawan.
Sistem take-a-number hanya memperburuk stres karyawan yang disebabkan oleh antrian yang sibuk dan pelanggan yang frustrasi. Untuk menjalankan bisnis yang sukses, karyawan harus merasa dihargai dan termotivasi dalam perannya. Manfaat dari manajemen antrian yang efektif melampaui kepuasan pelanggan dengan meminimalkan stres karyawan dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif.
Mesin take-a-number membuat pekerjaan karyawan Anda lebih sulit dan meningkatkan antrian pelanggan. Dengan hanya mencetak tiket bernomor, karyawan tidak mengetahui apa yang diinginkan pelanggan. Ini berarti Customer Service/Satff Anda harus menangani setiap permintaan pelanggan dengan cepat, yang membuat pekerjaan mereka sangat menegangkan karena antrian yang sibuk.
Dengan solusi Aplikasi Antrian Online Qiwii, terdapat slot kuota maksimum layanan di hari tersebut, bisnis dapat meminimalkan penyebab stres karyawan. Dengan bantuan solusi perangkat lunak khusus, tim Anda lebih siap dan didukung untuk memberikan pengalaman pelanggan terbaik.
4. Waktu pelanggan yang dibatasi
Jika bisnis Anda menggunakan sistem mesin take-a-number, Anda tidak mungkin memberikan kebebasan kepada pelanggan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan, mengurangi keluhan, dan menawarkan layanan yang lebih personal, bisnis harus beradaptasi untuk memberikan kebebasan kepada pelanggan untuk bergerak dan menghibur diri mereka sendiri sambil menunggu layanan.
Dengan sistem take-a-number, pelanggan menerima tanda terima tercetak dengan nomor mereka di atasnya. Tidak ada indikasi berapa lama mereka harus menunggu. Mereka harus berdiri di satu tempat dan menunggu nomor mereka dipanggil demi menghindari kehilangan tempatnya.
Pelanggan tidak bisa melihat kemajuan mereka dalam antrian. Layar hanya menampilkan nomor yang siap dilayani, sehingga pelanggan tidak tahu seberapa cepat antrean bergerak.
Aplikasi Antrian Online QIwii memberi pelanggan kebebasan untuk melakukan apa pun yang mereka suka dengan waktu tunggu mereka, menciptakan pengalaman yang jauh lebih menyenangkan dengan perusahaan Anda.
Begini caranya:
- Pelanggan mendapatkan nomor antrian secara online melalui Smartphone
- Pelanggan menerima pemberitahuan push untuk menunjukkan kemajuan mereka dalam antrian
- Pelanggan akan mendapatkan pemberitahuan sesaat sebelum tiba giliran mereka dilayani, biasanya berkisar 15 menit
Dengan teknologi ini, Qiwii dapat meningkatkan komunikasi dengan pelanggan dan mempersingkat waktu tunggu yang mereka rasakan.
5. Sistem Take-A-Number ketinggalan zaman
Pemilik bisnis yang masih menggunakan mesin take-a-number menempatkan dirinya pada risiko kegagalan. Sistem antrian yang sudah ketinggalan zaman ini sangat berbahaya — bagi pelanggan, staf, kinerja, dan bahkan lingkungan.
Dengan mengatasi masalah yang disebabkan oleh antrian panjang dan sistem yang tidak membantu, Aplikasi Antrian Online Qiwii dapat membawa bisnis Anda ke level selanjutnya.
Dengan bantuan Qiwii, Anda dapat merasakan manfaat dari alur kerja yang efisien, pelanggan dan staf yang puas, proses yang ramah lingkungan, dan pengambilan keputusan berdasarkan data.