Dengan sistem antrean dan penjadwalan janji temu yang cerdas, Anda dapat mengumpulkan data dari setiap titik kontak dalam perjalanan pelanggan dan menganalisisnya untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana merencanakan peningkatan yang berkelanjutan. Tulisan ini akan menjelaskan data mana yang harus dikumpulkan oleh bisnis Anda dan cara meningkatkan proses pelayanan bisnis Anda dengan informasi dari perjalanan pelanggan.
Ada berbagai jenis solusi janji temu yang sering kita jumpai. Yaitu dengan sistem yang lebih mendasar, yang mana Anda mengaktifkan penjadwalan janji temu untuk pengunjung Anda, dan dengan sistem yang lebih kompleks yang mana akan mengotomatiskan seluruh proses manajemen janji temu, mulai dari proses pemesanan, kedatangan, layanan, dan umpan balik. Berikut penjelasan solusi dari sistem antrian dan penjadwalan janji temu cerdas yang mengumpulkan dan menganalisis data, dan termasuk dalam kategori kegunaan dari sistem antrian dan janji temu.
Cara menggunakan data pelanggan untuk meningkatkan proses pelayanan Anda
Memiliki akses ke data perjalanan pelanggan adalah hal penting dan dapat memberikan wawasan untuk meningkatkan operasi dan pelayanan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa contoh tentang apa yang dapat Anda lakukan dengan data yang Anda kumpulkan dari antrian dan janji temu yang dipesan.
Temukan celah dalam operasi dan area, untuk perbaikan
Dengan melacak waktu tunggu rata-rata dan waktu layanan pelanggan, Anda mendapatkan gambaran yang jelas tentang seberapa efisien pelayanan pada bisnis Anda dan bagaimana kesan yang di alami oleh pelanggan. Jika Anda memiliki waktu lebih lama dari standar industri, ada banyak tindakan yang dapat Anda ambil yang dapat meningkatkan kualitas waktu tunggu dan waktu layanan Anda. Memiliki data memungkinkan Anda untuk membandingkan tingkat layanan dan operasi Anda dengan standar yang ditentukan, sehingga Anda dapat mengidentifikasi dengan lebih baik berapa banyak peningkatan yang perlu Anda lakukan. Selain itu, dengan melacak berapa banyak pengunjung yang tidak muncul pada waktu yang ditentukan, Anda dapat menarik kesimpulan seperti “Anda perlu meningkatkan pengingat waktu sebelum jadwal janji temu tiba”.
Perluas kapasitas Anda
Karena Anda bisa mendapatkan gambaran umum yang jelas tentang janji temu, Anda dapat mengidentifikasi dan memprioritaskan slot waktu yang kosong untuk dijadwalkan oleh pengunjung baru. Misalnya, jika staf Anda penuh memiliki janji temu di pagi dan sore hari tetapi tidak ada janji temu di siang hari, maka Anda dapat menggunakan data ini untuk menyarankan slot waktu yang tersedia untuk pengunjung baru dan dengan demikian memaksimalkan tenaga kerja Anda.
Identifikasi periode sibuk
Bila Anda telah mengumpulkan data untuk sementara waktu, Anda akan sering melihat pola dalam janji temu. Mungkin beberapa hari kerja lebih sibuk daripada hari yang lain, atau di bulan dan periode waktu tertentu menunjukkan lebih banyak janji temu. Dengan menganalisis data ini, Anda dapat memutuskan langkah-langkah yang harus diambil kedepan untuk mengantisipasi periode sibuk ini agar dapat mengoptimalkan proses layanan Anda sambil menciptakan layanan pelanggan yang sangat baik.
Rencanakan tenaga kerja Anda terlebih dahulu
Dengan sistem penjadwalan janji temu yang cerdas, Anda bisa mendapatkan gambaran lengkap tentang beban kerja Anda saat ini dan masa depan, memberi Anda kesempatan untuk merencanakan dan mengatur distribusi staf terlebih dahulu. Memiliki informasi yang jelas tentang kebutuhan pelanggan di awal perjalanan mereka, juga membantu Anda mengalokasikan sumber daya Anda dengan cara yang paling efisien, sehingga Anda dapat menyesuaikan keahlian dengan permintaan pelanggan yang sesuai.
Identifikasi permintaan khusus untuk layanan Anda
Bisnis Anda mungkin menawarkan beberapa jenis layanan yang berbeda. Dengan mengumpulkan data dan mengevaluasi permintaan berbagai jenis layanan, dari situ Anda dapat menyimpulkan jika Anda ingin meningkatkan ketersediaan layanan dengan permintaan terbesar.
Bagaimana untuk memulai pengumpulan data
Sistem penjadwalan janji temu standar dapat memberi Anda wawasan tentang jumlah janji temu yang dipesan atau layanan mana yang paling diminati, tetapi tidak mempertimbangkan apa yang terjadi setelah pemesanan selesai. Bagaimana Anda mendapatkan wawasan tentang lamanya waktu layanan, proses kedatangan, dan bagian lain dalam perjalanan pelanggan?
Sistem antrian online dan penjadwalan janji temu yang cerdas akan mencakup seluruh perjalanan pelanggan dapat membantu Anda mendapatkan data dan informasi dari setiap titik kontak dalam perjalanan, mulai dari pemesanan, kedatangan/check-in, layanan, pasca-layanan.
Berikut adalah beberapa contoh data yang dapat dikumpulkan dari setiap titik kontak dalam perjalanan pelanggan:
- Pre-service (booking): data tentang jenis layanan yang banyak diminati, periode puncak, jumlah janji temu yang dipesan dalam sehari, jumlah pengunjung yang diharapkan selama periode waktu tertentu
- Check-in/arrival: menunjukkan tarif dan waktu kedatangan (apakah lebih awal, terlambat, atau tepat waktu? Data ini dapat digunakan untuk mengatur kondisi pemesanan untuk menangani skenario yang berbeda)
- Pelayanan: rata-rata lama waktu suatu pelayanan (jika terlalu lama, apa penyebabnya? Jika masalah yang kompleks, mungkin diperlukan staf yang lebih senior untuk pelayanan berikutnya).
- Pasca-layanan: umpan balik dari pelanggan, wawasan berharga untuk perbaikan
Mendapatkan informasi mendetail tentang perjalanan pelanggan Anda adalah kunci untuk mendorong peningkatan guna memberikan layanan terbaik dengan cara yang efisien.
Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana cara mengoptimalkan manajemen anteran menggunakan data pelanggan dengan Qiwii. Kunjungi website kami di qiwii.id, unduh aplikasinya ke ponsel Anda untuk mendaftarkan bisnis Anda dan bergabung dengan keluarga besar Qiwii, atau hubungi kami di instagram @qiwii.official untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang software reservasi dan antrean digital Qiwii.