Waktu tunggu yang lama dalam bisnis menyebabkan pengalaman buruk di antara pengunjung dan lingkungan kerja yang tidak sehat. Bagaimana mengurangi waktu tunggu adalah pertanyaan penting di antara para manajer. Ada banyak cara untuk mengatasi ini, dan di bawah ini adalah beberapa alasan pentingnya merampingkan proses antrian.
Mengapa mengurangi waktu tunggu?
Banyak sekali kerugian yang disebabkan oleh waktu tunggu yang lama. Misalnya, di rumah sakit, pasien semakin tidak percaya kepada karyawan ketika mereka harus menunggu beberapa jam. Sementara itu, para perawat dan dokter menjadi stres dengan meningkatnya jumlah keluhan. Hal yang sama juga berlaku untuk bank, toko ritel, dan bisnis lainnya.
Karena waktu tunggu yang lama berdampak negatif pada pengunjung dan penyedia layanan, seringkali ada kebutuhan untuk mencari cara mengurangi waktu tunggu.
Bagaimana cara mengurangi waktu tunggu?
Terdapat banyak sekali bisnis, klinik, dan bisnis yang ingin mengurangi waktu tunggu mereka karena masalah dengan proses antrian yang ada. Mungkin anda juga berusaha dengan peningkatan jumlah pengunjung yang tidak puas atau mendistribusikan beban kerja secara merata kepada para karyawan?
Waktu tunggu tergantung pada berapa banyak karyawan dan pengunjung yang ada di fasilitas pada saat yang bersamaan. Jadi, bagaimana kita memecahkan masalah? setidaknya ada dua alternatif. Entah Anda mempekerjakan lebih banyak karyawan, atau Anda merampingkan proses antrian yang ada.
Pekerjakan lebih banyak karyawan
Manajer-manajer di industri apa pun, pendekatan pertama mereka untuk mengurangi waktu tunggu adalah dengan mempekerjakan lebih banyak karyawan. Memiliki lebih banyak karyawan per pengunjung akan mengurangi waktu tunggu. Namun, ketika dihitung-hitung, itu adalah solusi yang tidak berkelanjutan dari perspektif ekonomi.
Merampingkan proses antrian
Solusi yang lebih hemat biaya dan berjangka panjang adalah dengan menganalisis proses antrian yang ada dan mengidentifikasi area perbaikan utama. Dengan merampingkan proses antrian, Anda akan dapat mengurangi waktu tunggu tanpa peningkatan biaya yang signifikan.
Jika Anda berniat untuk mengurangi waktu tunggu, solusi yang terbaik adalah untuk menyederhanakan proses antrian, karena Anda akan dapat melayani lebih banyak pengunjung tanpa mempekerjakan lebih banyak karyawan, dan pengunjung akan memiliki pengalaman yang lebih baik.
Bagaimana merampingkan proses antrian
Menginformasikan pelanggan
Menunggu dan bertanya-tanya bukanlah hal yang tepat. Berikan jaminan dengan mengarahkan dan menginfokan kembali pengunjung tentang ke mana harus pergi, ke mana harus menunggu, dan memberi tahu mereka tentang waktu tunggu yang diharapkan.
Pertimbangkan untuk menghubungkan solusi pertemuan
Denga njanji temu, beban kerja dapat direncanakan dengan lebih baik, dan pelanggan akan memiliki waktu tunggu yang lebih singkat di lokasi.
Membuka peluang layanan mandiri
Meja resepsionis dapat kelebihan staf dan kesalahan yang mengahabiskan banyak dana. Dengan mengarahkan pasien ke sistem penerimaan otomatis, Anda mengurangi beban dan, oleh karena itu, biaya tugas bernilai rendah untuk staf administrasi.
Menyediakan antrian virtual
Dengan menerapkan antrian virtual, seperti misalnya menawarkan tiket online, pelanggan dapat menunggu di mana pun mereka suka, dan waktu tunggu yang dirasakan akan lebih singkat.
Menghabiskan waktu dengan pengunjung berdasarkan kebutuhan mereka
Setiap pengunjung memiliki kebutuhan yang berbeda; beberapa mencari jawaban cepat, sementara kasus layanan lainnya membutuhkan lebih banyak waktu untuk diselesaikan. Dengan teknologi yang tepat, anggota staf dapat mengetahui kebutuhan pengunjung sebelum mereka bertemu. Jadi, tangani setiap orang secara individual, dan pastikan Anda mencocokkan kompetensi anggota staf dengan kebutuhan pengunjung.
Mempercepat layanan yang tepat
Dengan sistem pemantauan antrian yang tepat serta alat analisis untuk data historis, waktu dapat dihabiskan dengan lebih baik di tempat yang diperlukan.
Lakukan survei untuk mengidentifikasi area perbaikan
Memperbaiki proses antrian adalah upaya berkelanjutan berdasarkan pembelajaran tentang perjalanan layanan pengunjung dan pengalaman menunggu. Dengan melakukan survei, memungkinkan untuk mendapatkan wawasan tentang layanan yang dialami pengunjung.
Sistem manajemen antrian
Untuk merampingkan proses antrian, sebagian besar penyedia layanan menggunakan beberapa jenis sistem manajemen antrian. Kita bisa menyebutnya menyebutnya sistem manajemen perjalanan pelanggan karena ada begitu banyak hal yang dapat Anda tambahkan ke dalamnya daripada hanya mengelola antrean itu sendiri, seperti solusi janji temu, alat analisis, dan survei sehingga Anda mencakup seluruh perjalanan pelanggan. Sistem ini memiliki semua fungsi yang diperlukan untuk mengatasi tantangan mengurangi waktu tunggu, mengelola biaya dan staf, dan meningkatkan pengalaman pengunjung.