Setelah Anda pulang dari kantor sore ini, Anda sudah membuat janji dan menjadwalkan bertemu degann dokter gigi langganan Anda untuk cek enam-bulanan. Setelah itu, Anda akan berkunjung sebentar ke convenience store untuk membeli ebebrapa bahan makan malam.
Mengapa Anda melakukan penjadwalan sebelum melakukan sesuatu? Selain agar tidak lupa, apa sih yang terjadi pada hari Anda saat Anda melakukan penjadwalan?
Faktanya, telah diketahui bahwa menghabiskan waktu 10-12 menit untuk menjadwalkan hari Anda akan memberi Anda lebihan waktu sampai 2 jam di akhir hari Anda. Otak manusia bekerja lebih baik saat melakukan oekerjaan yang sudah dijadwalkan daripada jika hanya menunggu apa yang akan terjadi selanjutnya tanpa melakukan perencanaan terlebih dahulu. Saat Anda mengatur penjadwalan dengan buruk bisa-bisa Anda akan menghabiskan waktu seharian hanya untuk menjadwalkan dan mengoordinasi pertemuan-pertemuan.
Tipe-tipe Penjadwalan
Berikut adalah tiga jenis penjadwalan paling umum yang biasaAnda temukan di keseharian Anda
- Bertemu
Secara umum, penjadwalan dengan tipe ini adalah pelanggan Anda dating ke tempat Anda dan menunggu giliran/mengantre. Tipe ini tidak cocok untuk penggunanan B2B atau untuk penjadwalan pertemuan yang berskala besar. Perusahaan-perusahaan kecil yang memiliki wilayah lokasi yang lebih sempit memiliki kemungkinan lebih besar untuk mendapat masalah dengan antrean panjang.
- Dengan Telepon
Tipe ini biasanya digunakan untuk janji dengan dokter, rumah sakit, salon, dan lainnya. Cara kerjanya adalah pelanggan Anda menelpon ke nomor yang ditentukan kemudian CS akan membantu pelanggan membuat janji/menjadwalkan.
Meskipun tipe ini cenderung baik untuk perjanjian-perjanjian yang memerlukan kecepatan, dengan tipe ini, Anda membutuhkan CS representative yang bekerja hanya pada booking hour, system kalender yang baik untuk penjadwalan setiap pelanggan, juga manual follow up dan kegiatan input data manual. Tipe ini membutuhkan banyak hal pendukung untuk dapat berjalan dengan baik. Apalagi saat Anda akhirnya sudah sampai di tempat janjian tapi ternyata salah membawa dokumen/kartu yang diperlukan.
Not so fun fun-fact, di Inggris sendiri 40% generasi Baby Boomers dan 70% generasi Millenial mengalami gangguan kecemasan /anxiety saat telepon tersambung, hal ini disebut dengan telephone phobia.
- Digital
Dibandingkan dengan kedua tipe sebelumnya, tipe ini tergolong lebih baru di pasaran.Dengan tipe ini, pelanggan isa memesan/membuat janji langsung dari aplikasi/halaman web yang disediakan oleh perusahaan Anda.
Tipe ini memudahkan Anda dan pelanggan Anda. Pelanggan Anda dapat menjadwalkan kapanpun dan dimana pun tanpa harus menelepon. Pelanggan dapat langsung memilih waktu yang mereka inginkan berdasarkan daftar ketersediaan waktu yang terpapar pada web/aplikasi. Dengan begitu, Anda akan mendapatkan langsung informasi yang dibutuhkan dan dapat langsung menjadwalkan dengan otomatis tanpa ada kesalahan manusia ataupun seorang CS representative.
Faktanya, banyak bisnis yang menghabiskan 4.8 jam/minggu hanya untuk menjadwalkan pertemuan. Berikut table untuk membandingkan antara ketiga tipe penjadwalan di atas.
| Kecepatan | Yang diperlukan | Dokumentasi | Tempat | |
| Bertemu | 1-5 jam | Tinggi (tempat menunggu, area mengantre, dll) | Manual | Sangat dibutuhkan |
| Dengan Telepon | 10-30 menit | Medium (telepon, CSR, dll) | Manual | Dibutuhkan |
| Digital | 1-10 menit | Rendah (software set up, internet) | Otomatis | Tidak dibutuhkan |
Inilah alasan mengapa penjadwalan dengan digital seperti aplikasi antrean online Qiwii akan memberikan banyak sekali kelebihan dibandingkan dengan jika Anda masih menggunakan dua cara manual seperti pertemuan dan telepon.
Dengan aplikasi antrean/reservasi/booking Online Qiwii, pelanggan Anda akan dengan mudah malakukan penjadwalan secara online dan Anda akan dengan mudah mendapatkan informasi dan live data mengenai antrean-antrean di bisnis Anda yang akan membantu Anda mengambil keputusan-keputisan cepat berdasarkan data lapangan saat dibutuhkan.
Tunggu apa lagi?