Sistem manajemen antrian online menciptakan perubahan di sektor pemerintahan, dan tidak sulit untuk mengetahui alasannya. Selama ini, kantor-kantor pemerintah selalu dikaitkan dengan antrian panjang dan layanan yang lambat. Faktanya, orang sering kali harus menghabiskan waktu yang tidak sebentar hanya untuk mendapatkan pelayanan, dan itu bisa membuat masyarakat frustrasi.
Berikut adalah beberapa tips tentang bagaimana kantor pemerintahan Anda dapat mengoptimalkan sistem manajemen antrian online untuk perkembangan layanan yang lebih baik.
1. Segmentasi Warga
Menggunakan satu layanan yang menerima semua kebutuhan masyarakat sangatlah tidak efektif. Untuk memepermudah proses oprasional, Anda harus mengelompokkan orang berdasarkan layanan yang mereka butuhkan. Kemudian Anda harus memasukkannya ke dalam antrian yang berbeda sesuai layanan untuk meningkatkan efisiensi.
2. Analisis data sebelumnya
Fokus pada data yang menginformasikan berapa waktu layanan rata-rata, waktu tunggu, dan jumlah pelanggan yang tidak datang untuk mengidentifikasi berapa antrian yang tidak berjalan. Jika waktu tunggu di atas rata-rata, Anda dapat turun tangan dan mencari tahu apa masalahnya. Ini akan meningkatkan kinerja layanan Anda dan meningkatkan tingkat kepuasan masyarakat yang datang.
3. Terus update informasi antrian
Kirim pemberitahuan kepada masyarakat yang sudah berada di dalam antrian tentang konfirmasi pemesanan, perkiraan waktu tunggu dan perubahan janji temu mereka. Jika orang memesan secara online tetapi masih harus mengantri untuk waktu yang lama, pada akhirnya mereka akan berhenti menggunakan sistem online.
4. Rencanakan alokasi staf
Ini akan membantu Anda mengontrol dan menyeimbangkan waktu tunggu dengan kebutuhan masyarakat. Ini juga dapat memastikan bahwa beberapa staf tidak kewalahan dengan sejumlah besar pengunjung yang datang.
Bagaimana Sistem Manajemen Antrian Online Qiwii Dapat Meningkatkan Layanan Pemerintah?
Sistem manajemen antrian online untuk kantor-kantor pemerintah adalah kunci penyediaan layanan yang efisien. Ini membantu instansi pemerintahan mengatasi situasi yang tidak kondusif yang disebabkan oleh antrian panjang dengan karena sebagian besar masyarakat datang dan antri pada waktu yang bersamaan. Sistem ini juga meningkatkan layanan pemerintah melalui fitur-fitur utama seperti;
1. Informasi Realtime
Anda dapat dengan mudah memantau situasi waktu tunggu di kantor, memungkinkan Anda mengidentifikasi ketidakefisienan dan menyelesaikannya tepat waktu. Anda juga dapat menggunakan data pelanggan di dasbor untuk mengetahui preferensi keterlibatan pelanggan Anda dan menggunakan informasi ini untuk mengirim pemberitahuan. Data realtime akan membantu Anda memahami di mana letak ketidakefisienan layanan Anda.
2. Komunikasi dan pemberitahuan
Warga tidak harus berada di ruang tunggu untuk menunggu tempat mereka dalam antrian. Anda dapat dengan mudah mengirimi mereka notifikasi pemberitahuan berupa teks untuk membantu mereka mengawasi posisi antrian mereka, seperti waktu tunggu rata-rata dan kapan mereka harus tiba di kantor. Dengan cara ini, mereka hanya mengunjungi kantor Anda ketika mereka akan segera dilayani. Ini membantu mengurangi kerumunan dan antrian panjang di kantor.
3. Kemampuan untuk ambil nomor antrian dari mana saja
Masyarakat dapat mengambil nomor antrian atau memesan janji temu mereka dari berbagai saluran seperti aplikasi Qiwii, kios di tempat atau situs web. Ini memberi mereka fleksibilitas untuk berinteraksi dengan sistem melalui cara yang paling nyaman menurut mereka.
4. Efisiensi operasional
Dengan menjadwalkan antrian atau janji temu mereka secara online, masyarakat akan segera dilayani saat tiba di kantor, yang mana ini mengurangi aspek layanan pemerintah yang paling membuat emosi karena waktu tunggu yang lama. Dan ini akan meningkatkan pengalaman mereka dan meningkatkan kepuasan mereka.
Qiwii dapat membantu kantor instansi pemerintahan agar manajemen antrian dapat terkelola dengan baik. Kami mengembangkan teknologi sistem antrian dan mesin antrian yang dapat membantu kantor pemerintahan mengatasi antrian. Pelajari lebih lanjut tentang cara meningkatkan perjalanan pelanggan dan pelayanan dengan sistem manajemen antrian dengan Qiwii. Kunjungi website kami di qiwii.id, unduh aplikasinya ke ponsel Anda untuk mendaftarkan kantor pemerintahan Anda dan bergabung dengan keluarga besar Qiwii, atau hubungi kami di instagram @qiwii.official untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang software reservasi dan antrean digital Qiwii.