Mengapa Penjadwalan Penting?
Waktu adalah uang, dan penjadwalan membantu Anda menemukan lebih banyak waktu dengan:
- Merencanakan dan menentukan apa yang akan Anda lakukan
- Berfokus pada tugas yang ada tanpa gangguan
- Meluangkan waktu untuk klien Anda agar mereka merasa dihargai
- Merencanakan waktu dengan staf Anda untuk membuat mereka merasa didengarkan
- Mengurangi waktu henti menunggu sesuatu terjadi
Jika Anda melakukannya dengan benar, penjadwalan dapat menjadi alat yang luar biasa untuk bisnis Anda. Tetapi tanpa sistem penjadwalan yang tepat, Anda tidak akan dapat mencapai keseimbangan antara menghabiskan waktu untuk penjadwalan dan benar-benar menyelesaikan pekerjaan.
Kiat dan Strategi Penjadwalan
Jadi, apa cara terbaik untuk merencanakan waktu Anda? Jika Anda ingin menjadi lebih baik dalam penjadwalan, cobalah yang berikut ini:
- Rencanakan meeting di dalam ruangan. Tetap fokus pada pekerjaan alih-alih tidak menelepon sepanjang hari.
- Berikan ruang pada jadwal Anda. Beri diri Anda keleluasaan untuk mengambil tugas darurat.
- Bagi proyek menjadi tugas. Item tindakan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola jauh lebih mudah untuk dikerjakan daripada pekerjaan besar.
- Jadwalkan rapat dengan cepat. Anda akan menghemat waktu dengan memesan rapat dan tindak lanjut sesegera mungkin.
- Gunakan aplikasi penjadwalan. Tingkatkan produktivitas bisnis Anda dengan alat yang tepat.
Sejujurnya, strategi terbaik adalah mencoba beberapa pendekatan berbeda, lalu temukan pendekatan yang cocok untuk Anda. Gaya kerja Anda akan menentukan bagaimana Anda harus menyusun kalender Anda.
Berbagai Jenis Penjadwalan
Memiliki sistem penjadwalan yang tepat sangat membantu Anda menjadi lebih produktif. Ada 2 (dua) metode utama yang digunakan bisnis dan karyawan untuk penjadwalan waktu internal:
- Pemblokiran Waktu
- Daftar Tugas
Pemblokiran waktu
Tuliskan apa yang perlu Anda capai dalam sehari. Kemudian tarik kalender dan berikan waktu untuk setiap tugas. Selamat, Anda baru saja mempelajari seni memblokir waktu.
Anda dapat melakukan ini dengan pulpen dan kertas atau melalui kalender. Yang penting adalah Anda berusaha mengalokasikan waktu secara terstruktur. Beberapa orang mungkin bisa lebih berkembang ketika memiliki waktu yang terstruktur, sementara yang lain mungkin lebih mendapat manfaat dari fleksibilitas dalam jadwal mereka.
Berikut contoh jadwal waktu diblokir. Menggunakan kode warna atau teknik pengorganisasian lainnya akan memberi Anda kejelasan dalam sekejap. Pertimbangkan untuk mencari aplikasi penjadwalan kalender yang cocok untuk Anda jika ingin mencoba pemblokiran waktu.
Daftar tugas
Tidak ada yang kebih sederhaba daripada memiliki daftar tugas yang harus dilakukan. Cukup tenang setiap pagi atau minggu untuk mencatat semua yang harus Anda lakukan selama jangka waktu tertentu dan mulailah dari sana. Anda dapat merencanakan berbagai hal setiap hari jika Anda ingin memiliki lebih banyak kegiatan atau hanya memulai dari tugas yang paling penting dan mengerjakan daftar Anda.
Jangan lupa untuk memecah proyek yang lebih besar menjadi tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola saat Anda menyiapkan daftar. Ini akan membantu Anda benar-benar menyelesaikan berbagai hal alih-alih menjadi lumpuh karena banyaknya pekerjaan di piring Anda.
Daftar tugas sangat cocok untuk orang-orang yang suka memiliki rutinitas yang padat tanpa dipaku secara spesifik. Anda bebas untuk beralih antara mengerjakan tugas yang berbeda tanpa komitmen yang terhalang waktu. Cobalah membuat daftar tugas singkat yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda lacak kemajuannya sepanjang hari.