Apa itu Sistem Manajemen Pengunjung?
Seperti namanya, sistem manajemen pengunjung adalah teknologi yang digunakan untuk mengelola tamu ketika mereka tiba di situs bisnis.
Orang yang mengunjungi perusahaan Anda tentu tidak ke sana untuk membuang waktu. Mereka ingin menyelesaikan sesuatu, dan sering kali mereka ingin menyelesaikannya dengan cepat. Manajemen pengunjung berfungsi karena membantu bisnis menjadi lebih efisien. Dalam survei 2019, 94% profesional di lokasi mengatakan bahwa sistem manajemen pengunjung meningkatkan efisiensi operasional.
Ada beberapa teknologi yang digunakan dalam sistem pelacakan pengunjung seperti kios, aplikasi, dan lainnya. Bentuk manajemen pengunjung tradisional melibatkan petugas admin yang memeriksa orang secara manual dengan menggunakan pena dan kertas, atau spreadsheet. Saat ini, menawarkan pengunjung opsi untuk check-in mandiri atau mendaftar otomatis merupakan hal yang umum.
Jadi, apa saja informasi yang harus diketahui tentang sistem pengelolaan pengunjung? Apakah layak beralih ke sistem check-in elektronik mutakhir untuk membuat tamu senang?
3 Jenis Solusi Manajemen Pengunjung
Ada banyak cara untuk memfasilitasi pengunjung saat check-in. Berikut adalah 3 jenis sistem manajemen pengunjung yang utama:
- Tradisional / Manual
- Di Tempat / Kios
- Aplikasi Pendaftaran
1. Sistem Check-In Pengunjung Tradisional / Manual
Jika sistem check-in pengunjung Anda mengharuskan pelanggan untuk berinteraksi dengan frontliner, artinya Anda menjalankan sistem manual. Termasuk diantaranya:
- Para penyambut yang sedang membagikan formulir di pintu
- Resepsionis yang mencatat pengunjung secara manual
- Buku masuk untuk check-in mandiri
Mengoperasikan sistem pendaftaran pengunjung tradisional dapat menambahkan sentuhan pribadi jika dilakukan dengan benar. Di sisi lain, check-in manual lebih cenderung menyebabkan kesalahan, penundaan, dan inefisiensi lainnya.
2. Perangkat Lunak Pelacakan Pengunjung Di Situs / Kios
Anda mungkin pernah melihat layar sentuh berdiri di restoran cepat saji atau lembaga pemerintah. Ini mudah digunakan dan tidak memerlukan layanan pelanggan manual. Cukup gunakan perangkat lunak yang tepat dan mereka akan mengumpulkan informasi pelanggan apa pun yang Anda butuhkan saat pengunjung tiba di lokasi.
Jika dipasang dengan benar, mesin kios lebih efektif dalam melacak tamu daripada petugas frontliner. Mereka dapat membantu Anda:
- Mengurangi biaya. Mengeluarkan biaya satu kali untuk memasang dan biaya pemeliharaan akan lebih murah daripada membayar gaji karyawan.
- Menghemat waktu. Biarkan pengunjung mendaftarkan diri untuk mengurangi aktivitas yang tidak perlu.
- Check-in tanpa sentuhan. Kontak dengan manusia berisiko selama pandemi virus corona. Kios mengurangi risiko ekstra dengan meniadakan petugas.
- Tingkatkan layanan pelanggan. Sertakan FAQ dengan lengkap pada kios dan ini dapat membantu check-in lebih cepat dari sebelumnya. 69% pelanggan menilai kualitas pengalaman mereka dengan perusahaan dari seberapa cepat pertanyaan mereka diselesaikan. Ketika semuanya lebih efisien, pelanggan akan berpikiran positif tentang perusahaan Anda.
Satu-satunya kelemahan kios adalah keterbatasan keberadaan fisik mereka. Secara umum, mereka tidak dapat dipindahkan dengan mudah dan kurang fleksibel dalam melakukan pengecekan pengunjung.
3. Aplikasi Pendaftaran
Aplikasi registrasi pengunjung menjadi perantara yang memungkinkan pelanggan Anda langsung check-in melalui ponsel, tablet, atau komputer mereka. Pemberitahuan waktu secara real-time membuat mereka update tentang status pertanyaan mereka, yang berarti mereka dapat datang di tempat tanpa perlu mengantri.
Tidak seperti kios atau pendaftaran manual, prosesnya benar-benar tanpa sentuhan. Anda cukup check-in melalui ponsel Anda, tiba tepat waktu, dan Anda dapat dilayani saat itu juga. Aplikasi check-in pengunjung yang baik mempersingkat proses untuk pelanggan dan agen.