Apa cara terbaik untuk menyambut pengunjung?
Bagi kebanyakan orang mungkin dengan sapaan atau senyuman, mungkin juga anggukan ramah, memberitahu di mana mereka bisa duduk atau apa yang harus mereka lakukan. Bahkan di lokasi bisnis, orang ingin disambut dan diperhatikan.
Menjaga ketertiban pengunjung saat mereka menunggu untuk dilayani bisa menjadi sebuah tantangan, terutama tanpa mempekerjakan karyawan tambahan untuk melayani pelanggan.
Untungnya, ada solusi modern untuk masalah lama ini. Software manajemen pengunjung adalah cara terbaik untuk memantau pelanggan Anda di mana pun berada. Sebelumnya, penting bagi Anda untuk mengetahui apa saja solusi manajemen pengunjung yang ada di sekitar Anda.
Berikut ini adalah 4 macam solusi manajemen pengunjung yang ada di sekitar Anda:
1. Manajemen Lobi
Secara umum, manajemen lobi adalah bagian dari solusi manajemen pengunjung tradisional. Ini adalah proses di mana penyambut atau manajer lobi cenderung mengikuti arus orang yang datang melalui area lobi, mengawasi proses check-in. Tugas mereka mencakup empat bidang utama:
- Menghubungkan tamu dengan manajer atau staf lain
- Memberikan informasi kepada pengunjung
- Membantu pelanggan dengan transaksi sederhana
- Mengelola arus pengunjung di ruang tunggu
Saat ini, “manajemen lobi” terkadang digunakan untuk menggambarkan solusi yang lebih maju secara teknis yang membantu perusahaan mengelola pengunjung mereka.
2. Customer Self Check-In
Self-check-in mengacu pada kapan pelanggan dapat check-in dengan sedikit atau tanpa bantuan dari luar. Mereka mengisi formulir yang disediakan melalui kios atau aplikasi. Staf kemudian diberi tahu untuk memandu pelanggan ke langkah berikutnya yang sesuai.
Pada awalnya, ini mungkin tampak berlawanan dengan intuisi. Bukankah pelanggan merasa diabaikan tanpa agen personel layanan pelanggan yang memperhatikan mereka selama seluruh proses? Tidak juga.
Saat ini, 90% pelanggan mengharapkan adanya opsi online untuk dukungan pelanggan. Solusi online lebih baik dan lebih cepat daripada secara manual melalui staf.
Untuk sebuah perusahaan, tidak perlu dipikirkan lagi seberapa efisien self-check-in itu. Cukup siapkan beberapa bidang yang dapat diisi dan pelanggan akan melakukan pekerjaan untuk Anda.
3. Manajemen Pengunjung iPad / iPhone
Fungsi manajemen pengunjung iPad mirip dengan kios. Stand iPad didirikan di seluruh area lobi, memungkinkan para tamu untuk mengakses software masuk melalui antarmuka yang sederhana. Tidak seperti kios Anda pada umumnya, iPad lebih mudah untuk dipindahkan: Anda dapat mengaturnya di meja depan, dengan penyangga, di dinding, atau di mana saja yang nyaman untuk ruang Anda.
Software masuk pengunjung iPhone berbasis seluler ini mendorong tamu untuk check-in melalui ponsel mereka. Proses check-in biasanya dilakukan dengan mengunduh aplikasi, mengakses tautan web, atau memindai kode QR.
Software check-in pengunjung berbasis layar sentuh ini bersifat intuitif. Hanya membutuhkan tiga langkah:
- Muncul
- Akses antarmuka check-in melalui telepon atau iPad
- Terima konfirmasi check-in
Cepat dan mudah, tidak perlu menebak-nebak.
4. Sistem Berbasis Cloud
Ya, ada perbedaan antara sistem masuk digital berbasis software dan sistem masuk berbasis cloud.
Sistem berbasis software bergantung pada software yang diinstal untuk menyimpan dan memperbarui data. Solusi berbasis cloud, di sisi lain, menyimpan informasi tamu Anda di cloud. Anda dapat mengakses informasi ini dari perangkat apa pun, di lokasi mana pun. Ini jauh lebih aman daripada hanya mengandalkan software yang rentan terhadap risiko keamanan luar.
Selain itu, solusi berbasis cloud umumnya menawarkan uji coba gratis, sehingga lebih mudah untuk dicoba dan diadaptasi. Mereka tidak meminta biaya cicilan minimum atau memaksa Anda memasang fitur add-on. Pembaruan biasanya otomatis, artinya Anda tidak perlu memperbarui software secara manual di setiap perangkat.
Seiring pertumbuhan bisnis Anda, manajemen pengunjung berbasis cloud akan menyesuaikan diri. Tidak perlu memasang server tambahan: cukup perluas paket Anda bersama dengan bisnis Anda.