Sebelum teknologi modern, smeua dilakukan dengan manual, termasuk reservasi dan booking yang dilakukan dengan telepon dan penginputan data yang manual oleh karyawan. Begitu juga dengan pengelolaan pengunjung. Pada masanya, pengelolaan pengunjung dilakukan dengan penggunaan buku tamu, misalnya di acara-acara pernikahan natau rapat di sebuah hotel. Buku tamu manual tersebut diisi dengan cara pengjunjung secara mandiri menuliskan data dirinya secara manual pada sebuah buku khusus yang sudah didiapkan sebelumnya oleh panitia.
Akan tetapi dapat dikatakan bahwa pada zaman sekarang mengandalkan buku dan pena untuk mengisi daftar-daftar enting sepedrti itu tidak lagi aman. Dari penjadwalan appointmen hingga pengelolaan pengunjug, beralih dari booklet manual ke alternative digtal sudah seharusnya menjadi prioritas melihat masalah yang ada sebeldum terjadi digitalisasi.
Mengapa Anda tidak bisa mengandalkan pengelolaan pengunjung manual dengan buku dan pena?
- Tidak efisien
- Membuat antrea panjang karena pengunjung harus menuliskan informasi diri dan tanda tangan secara manual secara bergantian
- Masalah privasi yang bsia terjadi karena pengunjung selanjutnya dapat melihat informasi pribadi pengunjung sebelumnya saat mengisi buku tamu manual.
Melihat masalah di atas, dapat disimpulkan bahwa meskipun penggunaan buku dan pena membutuhkan lebih sedikit dana, tapi secara fungsi dan kegunaan, tidak perlu seorang yang terlampau jeniu untuk memutuskan bahwa buku tamu digitallah yang lebih efektif, efisien, dan aman. Bagaimana buku tamu digital menjadi buku tamu yang lebih efektif, efisien dan aman secara kegunaan dan fungsi?
- Kesan pertama yang baik
Pengisian buku tamu membuat antrean panjang pada acara-acara besar dengan tamu yang sudah berdandan dan berpakaian serba rapi. Secara khusus, tentu akan menjadi sebuah aktifitas yang dipikir akan mengurangi nilai penampilan tamu yang sudah bersusah payah mengenakan pakaian terbaik mereka karena keringat dan rasa lelah dan suntuk. Hal seperti inilah yang akan mengurangi nilai pemilik acara/binsis di mata para tamu. Secara umum, katakana saja, tidak ada orang yang suka menunggu.
Dengan buku tamu digital, tamu tidak perlu mengantre terlalu panjang hingga mencapai gilirannya. Faktanya, 76% orang percaya bahwa pengimplementasian software pengelolaan [engunjung dapat meningkatkan kepuasan pengunjung.
- Jauh lebih aman
Seperti yang sduah disampaikan sebelumnya, dengan menggunakan buku dan pena untuk sebagai buku tamu, maka informasi tamu akan dapat dilihat oleh hamper semua orang, khususnya tamu lain, yang bahkan mungkin tidak mengenal satu saama lain, seperti memebagikan informasi pribadi Anda kepada seseorang yang tidak Anda kenal. Bukankah itu adalah ide yang mengerikan?
Untungnya dengan ‘buku tamu’ digital, informs setiap orang disipan di dalam cloud, dengan kata lain, tida bisa dilihat oleh sembarang orang. Kini pengunjung Anda dapat menjamin dan meyakinkan pengunjung Anda bahwa informasi prbadi mereka aman di tangan Anda.
- Check-In yang lebih efektif
Dengan penggunaan buku tamu manual buku dan pena sebagai sebuah sistem pengelolaan pengunjung maka hanya aka nada satu akses untuk semua informasi yang Anda butuhkan. Semua karyawan Anda harus melihat ke satu buku untuk sebuah informasi. Dengan menggunakan buku tamu digital yang efektif maka karyawan dapat mengakses semua informasi penting yang dibutuhkan dengan mengakses fitur dashboard. Dengan begitu akan secara menyeluruh meningkatkan efisiensi pekerjaan Anda dan karyawan Anda.
- Tracking yang lebih baik
Kegiatan audit bisa jadi mimpi buruk bagi setiap bisnis. Bagaimana Anda bisa tahu bahwa Anda telah menyiapkan semua yang dibutuhkan? Apakah Anda memiliki logs dan laporan yang sesuai untk diderahkan kepada editor? Sayangnya dengan menggunakan sistem pengelolan pengunjung manual; buku dan pena, hal ini bisa menjadi sulit. Hal ini biasa terjadi dari sistem yang tidak efisien dan tidak terorganisasikan dengan baik.
Software pengelolaan pengunjung berbaasis cloud yang berarti semua informasi dan data tidak hanya aman dan terdlindungi tapi juga tersusun dan tersmpan dengan rapi untuk memenuhi kebutuhan audit.
Pengelolaan antrean, perjalanan pelanggan hinggan pengunjung dalam satu kemasan buatan anak bangsa, tidak berlebihan jika Qiwii disebut sebagai satu aplikasi lengkap untuk menunjang bisnis Anda apa pun itu jenisnya. Segera daftarka bisnis Anda ke Qiwii dengan mengunjung website qiwii.id atau dengan mengunduh aplikasi Qiwii dari Playstore ke ponsel Anda sekarang juga, GRATIS atau hubungi Whatsapp Qiwii untuk tahu lebih jauh tentang fitir-fiturnya.